Advertisemen
Komunikasi Organisasi
Organisasi tidak mungkin berada tanpa komunikasi. Apabila tidak ada komunikasi, para pegawai tidak dapat mengetahui apa yang dilakukan rekan sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi, dan para penyelia tidak dapat memberikan instruksi, koordinasi kerja tidak mungkin dilakukan, dan organisasi akan runtuh karena ketiadaan komunikasi. Oleh karena itu, komunikasi dalam organisasi memiliki peranan yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi. Komunikasi organisasi menurut Goldhaber didefinisikan sebagai proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam suatu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang saling berubah-ubah. Komunikasi organisasi adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan, memelihara, dan mengubah organisasi. Komunikasi dalam organisasi dapat menentukan jalannya proses suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.Komunikasi akan selalu terjadi dalam setiap kegiatan organisasi dengan tujuan untuk menciptakan saling pengertian dan kerjasama pada setiap anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Menurut Roger: “Komunikasi adalah darah kehidupan yang mengalir dalam organisasi. Komunikasi meliputi seluruh kegiatan dalam organisasi yang dapat menghasilkan alat kerja yang penting di mana akan timbul saling pengertian serta kerjasama di antara anggota organisasi”.
Komunikasi organisasi dapat didefinisikan pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Salah satu tantangan besar dalam komunikasi organisasi adalah proses yang berhubungan dengan aliran informasi. Aliran informasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi, yang pada gilirannya akan berpengaruh pada aliran informasi. Tantangan dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi keseluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Untuk menjalankan dan mencapai tujuan tersebut maka dalam organisasi terdapat empat arah formal aliran informasi dalam organisasi.
Keempat aliran informasi itu adalah:
a. Komunikasi ke bawah, yaitu dalam sebuah organisasi bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. Biasanya kita beranggapan bahwa informasi bergerak dari manajemen kepada para pegawai; namun, dalam organisasi kebanyakan hubungan ada pada kelompok manajemen . Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran menejemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah; pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction); penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan (job retionnale); penyampaian informasi mengenai peraturanperaturan yang berlaku (procedures and practices); pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
b. Komunikasi ke atas, dalam sebuah organisasi bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Semua karyawan dalam perusahaan kecuali pimpinan mungkin akan melakukan komunikasi ke atas. Meminta informasi kepada seseorang yang memiliki otoritas lebih tinggi, memberikan permohonan atau komentar merupakan alasan tujuan dari komunikasi ini. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah, penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan; penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan; penyampaian saransaran perbaikan dari bawahan; penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
c. Komunikasi horisontal, komunikasi ini terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama.29 Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah; memperbaiki koordanasi tugas; upaya pemecahan masalah; saling berbagi informasi; upaya memecahkan konflik; dan membina hubungan melalui kegiatan bersama.
d. Komunikasi lintas saluran, komunikasi ini muncul dari keinginan pegawai untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan maupun bawahan mereka. Empat aliran informasi yang telah disebutkan di atas merupakan komunikasi yang terdapat dalam organisasi. Dan ke empat aliran informasi tersebut juga terdapat dalam kegiatan employee relations.
Hubungan Karyawan (Employee Relations)
Perencanaan dan pelaksanaan suatu program informasi dan komunikasi karyawan biasanya harus terletak pada seksi hubungan karyawan dari bagian hubungan masyarakatnya (PR). Nasihat serta kerjasama manajemen dan staf, pelaksana yang melaksanakan hubungan personalia, karyawan, atau industri, harus diusahakan dalam menentukan tujuan, media, dan pesan dari program komunikasi. Koordinasi yang erat antara seksi hubungan karyawan dengan seluruh staf serta bagian pelaksanaan organisasi adalah penting.
Kegagalan dalam menyajikan informasi kepada karyawan tentang kebijakan dan perkembangan perusahaan yang mempengaruhi kepentingannya, akan menimbulkan kesalah pahaman, desas-desus palsu, dan kecaman. Apabila tidak diberikan informasi tentang hal seperti itu, maka karyawan akan membuat asumsinya sendiri, yang mungkin salah, atau mereka akan mendengarkan sumber dari luar, yang mungkin memberikan informasi yang tidak tepat. Para karyawan juga ingin menyatakan pendapatnya kepada manajemen tentang pekerjaan, kondisi pekerjaan, dan hal-hal lain yang mempengaruhi kepentingannya. Pelaksanaan komunikasi dua arah yang memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan usulan kepada manajemen adalah penting.
Scoot M. Cutlip ,Allen H. Center dan Glen M. Broom dalam buku Effective Public Relations mengatakan, “No organization relationship are as important as those with employee all levels”.32 Pernyataan tersebut mengatakan bahwa, tidak ada hubungan komunikasi yang lebih penting dari hubungan antar karyawan pada semua tingkatan. Tujuan kegiatan employee relations adalah untuk mengenal, menyusun, dan kemudian memelihara hubungan yang harmonis antara organisasi dengan para karyawannya, yang manfaatnya dapat dirasakan oleh kedua belah pihak yaitu pimpinan dan karyawan.
Sebagaimana bahwa employee relations adalah merupakan salah satu bentuk dari aktivitas internal public relations, maka berkaitan dengan itu Frank Jefkins mengatakan bahwa, “internal public relations is therefore one of the keys to successful management, requiring open management and closing the gap between the two sides”. Dengan demikian berarti bahwa, internal public relations kemudian menjadi salah satu kunci menuju manajemen sukses, menuntut pengelolaan terbuka dan menutup celah antara menejemen dan karyawan. Jerry A. Henrix menyatakan tujuan employee relations adalah sebagai berikut: Objective for employee relations include the two major categories of impact and output. Impact objective for employee relations include informing employees or modifying their attitudes or behaviors. Some typical impact objectives are:
- to increase employee knowledge of significant organizational policies, activities, and developments.
- to enhance favorable employee attitudes toward the organizations.
- to accomplish greater employee adoptions of behaviors desire by management.
- to make the employee force organizational spokespersons in the community.
- to receive more employee feedback from organizational communications.
Dari uraian di atas maka terlihat bahwa employee relations merupakan sesuatu yang penting dalam dalam perusahaan. Karena employee relation memiliki tujuantujuan, yaitu tujuan dengan pengaruh yang kuat serta tujuan output. Komunikasi dengan karyawan merupakan kunci utama suksesnya program humas modern.
Fungsi komunikasi internal adalah mengusahakan agar para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan mengusahakan agar manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan oleh karyawan.
Komunikasi internal menimbulkan problema pelik. Komunikasi dari manajemen kepada karyawan dalam sebuah organisasi besar harus melalui beberapa tahap otoritas. Frank Jefkins mengatakan bahwa: “Komunikasi internal (lebih lanjut disebut sebagai komunikasi pegawai atau employee relations), memiliki tiga bentuk. Yang pertama adalah komunikasi ke bawah yaitu komunikasi dari pihak pimpinan kepada karyawan.
Kedua adalah komunikasi ke atas, yaitu komunikasi yang berlangsung dari karyawan kepada atasannya.
Ketiga adalah komunikasi sejajar, yaitu komunikasi yang berlangsung antar sesama pegawai”.Dalam bukunya yang lain Frank Jefkins menyatakan: Internal public relations can be placed under the three headings of upwards, sideways, and downwards communication as detailed by the author elsewhere. These three headings indicate that management employee relations are no longer a matter of management preaching to disconcerted, but of people talking to people, and of the public relations principle of mutual understanding being invoked. Moreover, it works both ways: employee-management relations as well as management- employee relations. Upwards communication How can employees communicate with management? Moreover, how can they be encouraged to do so, because it may not have occurred to them that they should or could? They may have thought that their only means of communication with management was through their trade union shop steward, and then only when they had something to complain about. Sideways communications Sideways or crossways communication is appreciated in organizations where there are good relationships between members of staff and they are interested in each other’s affairs. Downwards communication A house journal should be neither a pulpit nor a platform for top management, but there are various ways in which they can keep the staff well informed about developments, prospects, and finances.
Dalam upaya mencapai tujuan perusahaan maka harus adanya keselarasan, semangat kerja sama di antara para anggota perusahaan melalui komunikasi yang baik antara manajemen dan karyawan seperti yang disebutkan dalam bentuk aliran komunikasi diatas.
Menurut IG Wasanto tujuan dari employee relations adalah sebagai berikut:
- Untuk mendapatkan saling pengertian antar pegawai ataupun antara pimpinan dengan semua pegawai dalam sebuah organisasi.
- Mendapatkan data-data yang lengkap tentang sikap dan tingkah laku pegawai. Data ini diperlukan dalam rangka pembinaan, pengorganisasian, kerjasama, koordinasi, dan evaluasi terhadap pegawai.
- Menciptakan kerjasama yang serasi antara pegawai.
- Menanamkan rasa damai kepada pegawai.
- Menanamkan rasa sukses kepada pegawai sehingga mereka merasa diberi kesempatan untuk maju dalam mengembangkan kariernya.
- Menanamkan loyalitas para pegawai.
- Menanamkan rasa tanggung jawab kepada para pegawai.
- Menciptakan adanya semangat kerja yang tinggi.
Kegiatan employee relations dalam perusahaan dapat dilaksanakan dalam berbagai bentuk kegiatan dengan tujuan membentuk iklim komunikasi organisasi yang positif. Dalam kaitannya dengan peneltian ini adalah dengan melakukan aktivitas employee relations melalui regular meeting dalam perusahaan.
Komunikasi dua arah yang baik antara manajemen dan karyawan didasarkan pada asas-asas sebagai berikut:
a. Manajemen harus bersedia secara sadar memberikan informasi kepada karyawannya. Setiap pelaksana harus memahami bahwa komunikasi merupakan tanggung jawab utama, dan dalam evaluasi pelaksanaan secara keseluruhan, tanggung jawab komunikasi yang diberikan adalah sangat berat.
b. Komunikasi harus berfungsi sebagai suatu sistem yang lengkap antara manajemen dan karyawan.
c. Papan tertulis harus digunakan untuk menghindari penyimpangan arti yang mungkin terjadi dalam komunikasi lisan.
d. Pesan harus disampaikan dengan menggunakan kata-kata yang lazim yang sesuai dengan tingkat pendidikan karyawan.
e. Media komunikasi harus dipilih dan pesan harus disiapkan oleh komunikator yang berpengalaman. Terutama yang terpenting bahwa komunikasi tentang infomasi penting tidak dipercayakan kepada orang dengan pengalaman komunikasi yang terbatas.
f. Komunikasi jangan secara sengaja disalah gunakan atau disesatkan tetapi harus faktual, saksama, dan tidak memihak.
g. Informasi harus diberikan tepat pada waktunya dan pesan harus disampaikan dengan cepat untuk menghindari kesalahpahaman. h. Pengulangan adalah penting dalam komunikasi karyawan yang baik. Informasi harus diulang dalam cara yang berlainan agar mudah dipahami.
i. Informasi harus dikomunikasikan dalam jumlah yang kecil agar mudah dipahami.
j. Tanggung jawab terhadap komunikasi karyawan yang bersifat formal harus diserahkan kepada staf humas.
Alasan utama mengapa karyawan sampai tidak mendapatkan informasi tentang perusahaannya, menurut hasil penelitian, karena informasi tersebut tidak mengalir dari manajemen puncak melalui beberapa tingkat perusahaan sampai kepada kebanyakan karyawan. Face to face meeting, virtually every study of internal communications shows that employee’s favorite channel for receifing information about their organizations is face to face meetings with their immediate supervisor. Dengan demikian berarti bahwa kegiatan komunikasi tatap muka seperti regular meeting merupakan bentuk komunikasi yang terbaik dalam kegiatan employee relations.
Baca juga : Pengertian Komunikasi dan Hubungan Masyarakat (Public Relations)
Kepuasan Komunikasi Organisasi
Kepuasan menggambarkan suatu konsep individu dan konsep mikro sedangkan iklim merupakan konsep makro dan konsep gabungan. Kepuasan juga menggambarkan evaluasi atas suatu keadaan internal afektif, sedangkan iklim merupakan deskripsi kondisi eksternal bagi individu. Iklim terdiri dari suatu citra gabungan entitas atau fenomena global, seperti komunikasi atau organisasi, dan kepuasan menggambarkan reaksi afektif individu atas hasil-hasil yang diinginkan yang berasal dari komunikasi yang terjadi dalam organisasi. Iklim adalah suatu istilah yang menandai beberapa sifat keseluruhan organisasi atau salah satu sifat unit bagiannya yang lengkap, kepuasan menggambarkan evaluasi pribadi atas keadaan internal. Secara keseluruhan, kepuasan berhubungan dengan perbedaan antara apa yang orang inginkan dari sudut pandang komunikasi dalam organisasi dan apa yang orang miliki dalam kaitan tersebut. Kepuasan hampir tidak berhubungan dengan keefektifan pengungkapan pesan, tetapi bila pengalaman berkomunikasi memenuhi keinginan seseorang, biasanya hal itu dipandang sebagai memuaskan. Meskipun mungkin tidak efektif secara khusus sepanjang berkaitan dengan standar penciptaan, pengungkapan, dan penafsiran pesan.
Kepuasan adalah suatu konsep yang biasanya berkenaan dengan kenyamanan, jadi kepuasan dalam komunikasi berarti anda merasa nyaman dengan pesan-pesan, media dan hubungan-hubungan dalam organisasi. Kenyamanan memiliki kecenderungan, dalam hal ini kadang-kadang menyebabkan individu lebih menyukai cara-cara pelaksanaan terbaru, yang sering kali gagal menghasilkan peningkatan kinerja tugas Sedangkan Redding menyebutkan bahwa kepuasan komunikasi adalah semua tingkat kepuasan seorang karyawan mempersepsi lingkungan komunikasi secara keseluruhan.
Analisis paling komprehensif mengenai kepuasan komunikasi organisasi dilakukan oleh Downs dan Hanzen sebagai bagian dari usaha mereka untuk mengembangkan suatu instrumen untuk mengukur kepuasan komunikasi.
Mereka mengidentifikasi delapan dimensi kepuasan komunikasi yang stabil, yaitu:
- Sejauh mana komunikasi dalam organisasi memotivasi dan merangsang para pegawai untuk memenuhi tujuan organisasi dan untuk berpihak kepada organisasi.
- Sejauh mana para penyelia terbuka pada gagasan, mau mendengarkan dan menawarkan bimbingan untuk memecahkan persoalan-persoalan yang berkaitan dengan pekerjaan.
- Sejauh mana para individu menerima informasi tentang lingkungan kerja saat itu.
- Sejauh mana pertemuan-pertemuan diatur dengan baik, pengarahan ditulis singkat dan jelas, dan jumlah komunikasi dalam organisasi cukup.
- Sejauh mana terjadinya desas desus dan komunikasi horisontal yang cermat dan mengalir bebas.
- Sejauh mana informasi tentang organisasi sebagai suatu keseluruhan memadai.
- Sejauh mana para bawahan responsif terhadap komunikasi ke bawah dan memperkirakan kebutuhan penyelia.
- Sejauh mana pegawai merasa bahwa mereka mengetahui bagaimana mereka dinilai dan bagaimana kinerja mereka dihargai.
Menurut Down, kuesioner kepuasan komunikasi adalah pusaka berharga. Dilandasi suatu proses pengembangan yang kokoh, memiliki orientasi teoritis yang kaya, dan digunakan dalam berbagai situasi organisasi. Kuesioner ini terbukti merupakan sarana berguna, fleksibel, dan efisien untuk meninjau komunikasi organisasi.
Advertisemen